Untuk mencapai tujuan diatas, paling tidak ada 13 langkah jitu yang dapat dijadikan sebagai patokan, tolok ukur, benchmark atau apapun namanya yang dapat digunakan baik staff karyawan maupun manajemen gudang . Adapun 13 langkah jitu tsb adalah sbb:
1. Data pelaporan rutin
Kelihatannya sepele, apa sih gunanya data prestasi gudang di sajikan secara rutin di papan pengumuman karyawan ? Ada yang bilang nanti malah buka aib bagi yang membacanya atau akan terkesan sombong ?
Prasangka tsb diatas kita kembalikan kepada si pembacanya sendiri. Hak merekalah untuk menjadikan informasi yang disajikan di papan pengumuman sebagai aib atau kesombongan. Yang jelas tujuan dari pencantuman prestasi tsb sebagai tolok ukur seberapa jauh prestasi atau kegagalan yang kita alami. Jika semua karyawan tahu kondisi sebenarnya mengenai kinerja gudangnya, maka sebagai satu team operasional yang tangguh tentu akan mengambil suatu langkah yang strategis untuk menjalankan rencana selanjutnya. Penulis sering melihat di kantor pusat perusahaan multinasional/asing di Jakarta selalu mencantumkan dalam bentuk grafik kinerja bagiannya masing-masing di pintu masuk atau papan pengumuman masing-masing.
2. Dinding, atap, lantai
Keamanan adalah syarat mutlak yang harus dijamin 100%, karena keamanan merupakan salah satu jenis pelayanan yang diharapkan oleh sipengguna gudang. Pastikan dinding gudang dalam kondisi yang baik, tidak bolong-bolong atau mudah untuk memasukan/mengeluarkan barang/ manusia. Yakinkan juga bahwa dinding gudang tidak rapuh sehingga mudah rubuh.
Atap juga perlu dicek kondisinya agar aman dari bocor pada saat hujan. Saat yang tepat pada untuk mengetahui kondisi atap adalah saat hujan, carilah tetesan air dan segeralah beri catatan dimana terjadinya kebocoran untuk diperbaiki.
Lantai memang menjadi syarat pokok dalam hal penjaminan kebersihan dan keamanan barang. Lantai yang kotor berdebu pasti akan menjadikan barang juga kotor dan berdedu. Belum lagi masalah kesehatan karyawan. Sedangkan lantai yang berlubang/bergelombang perlu dibuatkan rambu-rambu agar forklit/hand pallet tidak melaluinya. Jika memungkinkan, lakukan perbaikan secara berkala.membuatnya.
3. Kebersihan toilet dan kantin“Untuk melihat mutu suatu gudang, lihatlah kondisi kamar mandi/toiletnya.” Kata-kata bijak tsb mungkin ada baiknya kita terapkan disemua gudang. Kebersihan toilet, kantin dan sarana karyawan lainnya memang tidak secara langsung mempengaruhi prestasi gudang, namun secara tidak langsung akan menciptakan dukungan moral dan fisik yang sangat baik terhadap karyawan dan pengunjung gudang lainnya. Sebenarnya tidak terlalu sulit untuk menciptakan kebersihan ini andai kedisiplinan dan kontrol dilakukan dengan baik.
4. Palet, rak
Paku yang menonjol diatas permukaan pallet sering kali dianggap sebagai hal biasa. Padahal paku ini dapat menyebabkan kejadian yang fatal bagi barang diatasnya dan mungkin juga bagi karyawan yang kebetulan menginjak pallet ini. Paku yang menonjol juga secara langsung mengurangi daya ikat kayu-kayu yang ada di pallet tsb dan hal ini tentunya sangat membahayakan. Sedangkan rak yang tanpa paku ‘sok’ yang menancap ditiang-tiangnya mungkin juga sering dianggap biasa, padahal –seperti halnya pallet- tanpa paku sok tsb kekuatan ikat antar besi rak menjadi lemah pada saat forklift mengangkat pallet dari rak jika menyentuh rak diatasnya maka bisa fatal.
Alangkah baiknya paku yang menonjol di pallet dan paku sok yang tidak ada di rak dikelola dengan baik dan dipastikan bahwa kondisi pallet maupun rak selalu dalam kondisi yang siap pakai. Kalau tidak gunakan Pallet plastik yang tidak punya paku menonjol, kalau mau lebih murah gunakan pallet plastik bekas. Kalau susah mendapatkan hubungi Rajapallet, Rajanya pallet plastik.
5. Forklift, hand pallet, loading dock
Perawatan forklift, hand pallet maupun loading dock yang dilakukan secara rutin dan terjadual akan memberikan ‘garansi’ keamanan dan keselamatan kerja yang lebih pasti. Pastikan seluruh prosedur perawatan dan penanganan peralatan kerja kita selalu dalam kondisi yang prima sebelum dipergunakan.
6. Lampu penerangan, musik
Walau ada gudang yang hanya beroperasi 1 shift atau hanya siang hari saja, tetapi penyediaan cahaya lampu yang memenuhi persyaratan tetap diwajibkan. Secara ilmiah cahaya yang diperlukan minimal 200 lumen. Penerangan yang sesuai akan memberikan kepastian dalam penyiapan barang pada waktu picker membaca dari picking list ke rak yang dituju atau juga memastikan bahwa antar rak terlihat dengan jelas.
Beberapa gudang direkomendasikan untuk memutar lagu-lagu yang ‘semangat’ tidak mendayu-dayu atau terlalu romantis. Hindari memutar lagu yang hanya menjadi faporit seseorang saja atau lagu-lagu yang terlalu memukau. Instrumentalia dapat menjadi salah satu alternatif yang dapat dipilih.
7. Ventilasi Udara dan Temperatur
Pastikan tidak ada ventilasi udara yang terhalang barang atau tertutup sesuatu sehingga mengganggu kelancaran perputaran udara. Jika perlu pastikan bahwa temperatur ruang gudang selalu dicatat dan dikontrol untuk disesuaikan dengan standar suhu barang yang disimpan. Bahkan di industri kimia misalnya, ada barang yang harus selalu disimpan disuhu tertentu agar tidak terjadi ledakan atau di industri consumer goods ada komoditi yang memerlukan suhu khusus agar barang tidak rusak texturnya.
8. Akurasi penempatan barang
Akurasi antara data di system pergudangan dengan fisik barang boleh jadi menjadi taruhan nama nomor satu dalam bidang logistik. Akurasi yang maksimal akan memudahkan kita dalam mempersiapkan barang ataupun memudahkan kita dalam menelusuri data suatu barang. Tingkat akurasi ini sangat banyak dipengaruhi oleh kedisiplinan staff gudang dalam menerima barang, kedisiplinan staff dalam menempatkan barang dirak, kedisiplinan staff menurunkan barang dalam rangka refill ke pick face maupun kedisiplinan staff dalam penyiapan barang sesuai dengan yang tertera di picking list. Walaupun tidak didukung dengan system yang canggih, banyak gudang-gudang modern tetap melakukan cek dan recek terhadap akurasi antara barang dengan data komputernya secara periodik guna mencapai akurasi yang tertinggi.
9. Keamanan barang di picking face
Banyak staff picking yang mempersiapkan barang dari pick face dilakukan dengan cara ‘menggerus’ atau istilah lainnya adalah menggangsir tumpukan barang. Memang secara umum staff akan lebih mudah mengambil barang yang terdekat dari posisinya, oleh karena itu diperlukan komitmen dari semua staff untuk tetap mengambil barang dari pick face dari tumpukan teratas, mengangkat barang dengan hati-hati dan menumpuk di pallet berikutnya dengan aman.
10. Tikus,lalat
Memang kebanyakan gudang-gudang modern sudah bekerja sama dengan kontraktor pest control yang cukup kualified untuk mengontrol tikus, nyamuk, lalat dan sejenisnya. Namun tidak ada salahnya staff/manajemen gudang tetap melakukan kontrol dan cek-ricek terhadap kondisi umpan yang telah mereka siapkan. Terkadang banyak umpan yang ‘kadaluarsa’, tumpah atau hilang sehingga tidak akan pernah memberikan hasil yang maksimal. Mungkin perlu juga setiap 1 atau 3 bulan sekali kita menanyakan ‘hasil’ buruan dari kontraktor pest control tsb untuk memastikan bahwa memang binatang pengganggu gudang sudah tidak ada di sekitar gudang kita.
11. Perlengkapan P3K dan poster/spanduk keselamatan
Ada kritik menarik dari seorang pengamat pergudangan mengenai penyediaan sarana P3K yang disediakan digudang-gudang di Indonesia secara umum. Kotak P3K yang tersedia disetiap gudang kebanyakan kotak P3K untuk rumah tangga, bukan untuk industri atau gudang yang aktif dengan banyak orang dan hilir mudik dengan segala aktifitas.
Oleh karena itu – menurut beliau – ada baiknya gudang menyediakan sarasa P3K sesuai dengan standar banyaknya aktifitas dan orang yang terlibat didalamnya, misalnya menyiapkan tandu atau bahkan ambulan, obat merah dengan dosis yang cukup besar (tidak cuma sebesar kelingking), perban dengan kemasan yang cukup besar dan kain kasa yang memadai.
Poster atau spanduk keselamatan juga sangat perlu untuk dikampanyekan disetiap sudut strategis didalam gudang untuk mengingatkan semua karyawan. Disalah satu gudang industri Oli di Bekasi, didepan kantornya tertera jumlah jam terlampaui tanpa kecelakaan kerja serta sarana pendukung lainnya yang walaupun sederhana namun memberikan kesan kepedulian yang mendalam.
12. Prosedur penerimaan dan pengiriman barang
Kejelasan akan prosedur penerimaan barang dan pengiriman barang menjadikan jurus jitu yang layak dipertimbangkan dengan serius. Betapa tidak, dengan adanya aturan prosedur yang jelas didua bagian ini, maka akan menjamin akurasi barang dengan baik, kehilangan barang yang mungkin nihil, penyiapan barang yang cepat dan tentu kepuasan klien akan on time delivery yang kita lakukan. Tugas manajemen gudanglah untuk memastikan dengan baik adanya prosedur dan aturan yang jelas serta komitmen staff yang tinggi untuk tetap terus mengikuti aturan yang telah disiapkan.
13. Pakaian kerja dan perlengkapan keamanan kerja
Sekali lagi untuk masalah keselamatan dan keamanan kerja tidak ada toleransi yang dapat mengamini untuk dilakukan pelanggaran. Perlengkapan kerja, pakaian kerja atau ID card adalah hal wajib yang harus diterapkan sehari-hari diwaktu bekerja. Di gudang industri baja --misalnya-- seluruh staff yang bertugas tetap konsisten memakai helm, sepatu pengaman dan kaca mata dalam aktifitas hariannya. Untuk mewujudkan hal ini, perlu komitmen tegas diantara karyawan dan manajemen dalam usaha menerapkan area kerja yang aman, nyaman dan selamat.